همه چیز درباره تکنیک مدیریت زمان پومودورو - فروشگاه های میهن

مهم ترین و بهترین ویژگی این تکنیک آسان بودن آن است. اگر شغل پر مشغله ای مثل فراوری محتوا یا ترجمه دارید که به واسطه آن از شما انتظار می رود ساعت های متمادی پشت لپ تاپ خود بنشینید و مشغول انجام کار باشید، این تکنیک می تواند در به انجام رساندن وظایفتان و مدیریت صحیح زمان، یاری شایانی کند تا بتوانید به سرعت وظایف کاری خود را به انجام برسانید و زمان کافی برای امور شخصی خود هم داشته باشید. در ادامه این مطلب از خبرنگاران مگ، این تکنیک را به طور کامل تشریح نموده ایم و می خواهیم ببینیم که چگونه می توانید آن را در زمینه تمام کارها و وظایف خود اعمال کنید.

• همه چیز درباره مشاوره روان شناختی غیر حضوری و درمان آنلاین

تکنیک پومودورو چیست؟

تکنیک پومودورو (Pomodoro) در اوایل دهه 1990 توسط کارآفرین و نویسنده مطرح، آقای فرانچسکو سیریلو (Francesco Cirillo) اختراع شد. سیریلو این سیستم را از روی نام تایمر گوجه ای شکل مخصوص آشپزخانه که Pomodoro نام داشت و از آن برای زمان بندی و مدیریت زمان کارهای خود در زمان دانشجویی استفاده می کرد، نام گذاری کرد.

روش کار ساده است؛ هنگامی که با هر کار عظیم یا مجموعه ای از کارها روبه رو می شوید، باید کار را به فواصل کوتاه و زمان بندی شده که هر کدام از آن ها یک پومودورو نامیده می گردد، تقسیم کنید و در بینشان وقفه های زمانی کوتاه قرار دهید. این کار به مغز می آموزد تا برای مدت کوتاهی متمرکز گردد و یاری می نماید تا در مهلت های تعیین شده کار را به موقع تحویل دهید. علاوه بر این با گذشت زمان حتی می تواند به بهبود دامنه توجه و تمرکز هم یاری کند.

پومودورو یک سیستم چرخه ای است. شما با کار کردن در بازه های زمانی کوتاه مدت این اطمینان را حاصل می کنید که به طور مداوم و مثمر ثمر مشغول به انجام کارها و به سرانجام رساندن آن ها هستید. در این سیستم همچنین باید به طور منظم استراحت کنید تا علاوه بر تقویت انگیزه، خلاقیتتان هم حفظ گردد.

• 8 راه چاره برای رسیدن به آرامش ذهنی پس از یک روز پر مشغله

تکنیک پومودورو به چه صورت عمل می نماید؟

تکنیک پومودورو یکی از ساده ترین روش های افزایش بهره وری است. تمام آنچه که احتیاج دارید یک تایمر است. غیر از آن به هیچ برنامه، کتاب یا ابزار خاصی احتیاج ندارید؛ هرچند اگر به اطلاعات بیشتر در مورد این تکنیک احتیاج داشته باشید، تعداد زیادی کتاب و مقاله وجود دارد که بعدا درباره آن ها بیشتر صحبت می کنیم. کتاب آقای سیریلو تحت عنوان تکنیک پومودورو کتابی خواندنی و مفید است، اما خود سیریلو هم اصراری بر خرید یا مطالعه این کتاب نداشته است. در اینجا نحوه شروع کار با تکنیک پومودورو در پنج مرحله آورده شده است؛

1. کاری که قصد انجامش را دارید تعیین کنید.
2. تایمر را برای 25 دقیقه تنظیم کنید.
3. کار را شروع کنید و تا زمانی که زنگ تایمر به صدا در نیامده به انجام آن ادامه دهید. سپس وقتی که زمان تایمر به سرانجام رسید و زنگ زد، روی کاغذ یک علامت بگذارید.
4. کمی استراحت کنید (5 دقیقه خوب است).
5. به ازای هر 4 علامت روی کاغذ یک استراحت طولانی تر بکنید.

این استراحت طولانی تر معمولا به مدت 15-30 دقیقه است، در این فاصله هر کاری که ضروری است انجام بدهید تا انرژی از دست رفته دوباره برگردد و برای شروع یک جلسه 25 دقیقه ای دیگر آماده باشید. در طی یک روز کاری اگر این فرآیند را چند بار تکرار کنید در حقیقت کارهای زیادی به انجام خواهید رساند علاوه بر اینکه زمان زیادی هم برای استراحت خواهید داشت تا بتوانید یک فنجان قهوه بنوشید یا بطری آب یا نوشیدنی خود را برای 25 دقیقه بعدی دوباره پر کنید.

توجه به این نکته هم مهم است که بدانید واحد های 25 دقیقه ای یا همان پومودروها، واحدهایی غیر قابل تقسیم هستند؛ این بدان معنی است که اگر توسط یک همکار، به واسطه یک دیدار یا هر رویداد اضطراری دیگری کارتان قبل از تمام شدن تایمر 25 دقیقه ای، قطع شد، دو انتخاب دارید؛ یا باید تایمر را همان موقع متوقف کنید و بعدا دوباره یک بازه 25 دقیقه ای از نو شروع کنید یا باید تا انتها یافتن زمان تایمر به کار خود ادامه دهید و کار اضطراری پیش آمده را به بعد موکول کنید. اگر می توانید دومی را انجام دهید، سیریلو استراتژی اطلاع رسانی، مذاکره و تماس مجدد را پیشنهاد می نماید:

1. به عامل حواس پرتی (دوست، همکار و…) اطلاع دهید که هم اکنون مشغول انجام کاری هستید.
2. زمانی را تعیین کنید که بتوانید به موقع به موضوع پیش آمده بپردازید.
3. وقتی که بازه 25 دقیقه ای انجام کارتان تمام شد و آماده پرداختن به مسأله پیش آمده هستید، با طرف مقابل تماس بگیرید.

مطمئنا، تمام عوامل حواس پرتی به این سادگی نیستند و برخی از آن ها توجه فوری را می طلبند. اما در بسیاری از اوقات به سادگی می توانید به همکار خود بگویید: من الان در حال اجرا کاری هستم، اما ده دقیقه دیگر سرم خلوت می گردد. این کار نه تنها از درگیری نابه جا جلوگیری می نماید، بلکه باعث حفظ کنترلتان بر روی پروژه ها و روز کاری می گردد.

موفقیت

از آنجا که تایمر تنها ابزار ضروری و لازم برای اجرای تکنیک پومودورو است، می توانید با نصب یک برنامه تایمر بر روی گوشی خود یا با استفاده از یک کرنومتر یا حتی یک تایمر مخصوص آشپزی از این تکنیک بهره ببرید. آقای سیریلو خودش یک تایمر دستی را ترجیح می داد و معتقد بود که پیچاندن تایمر به مثابه اراده کردن و تصمیم دریافت برای انجام کار است. با این حال، ما چند نمونه از اپلیکیشن های پومودورو را که ویژگی های بیشتری نسبت به یک تایمر ساده دارند، آنالیز نموده ایم تا اگر برایتان مفید بودند، از آن ها بهره ببرید؛

• اپلیکیشن تحت وب Marinara Timer: این تایمر آنلاین را می توانید در یک برگه در مرورگرتان باز کنید سپس آن برگه را پین کنید تا همواره به آن دسترسی داشته باشید. در این برنامه شما می توانید هشدارهای تایمر خود را انتخاب کنید تا بدانید چه زمانی باید کار کنید و چه زمانی می توانید استراحت کنید. این برنامه از قابلیت انعطاف بالایی برخوردار بوده و برای استفاده از آن مجبور نیستید چیزی نصب کنید.
• اپلیکیشن Tomighty: که یک برنامه تایمر پومودورو است و قابلیت نصب بر روی تمامی سیستم های عامل را دارد. پس از اجرا و تنظیم این تایمر، می توانید این برنامه را ببندید، سپس در زمان مقرر از پیش تعیین شده برنامه دوباره با اجرای صدای زنگ باز می گردد. این برنامه به طور پیش فرض از قوانین زمان بندی پومودورو پیروی می نماید، ولی با این حال قابلیت برنامه ریزی شخصی و تغییر زمان بندی را دارد.
• برنامه Eggcellent: ترکیبی از تایمر پومودورو و برنامه مدیریت وظایف است. این برنامه با استفاده از نشانه های بصری بیشتری تکمیل شدن وظایف را اعلام می نماید و کارهای بعدی که باید انجامشان دهید را ارائه می دهد. علاوه بر این می توانید تخمین بزنید که برای انجام یک کار به چند پومودورو (زمان) احتیاج دارید و پیشرفت خود را بر این اساس پیگیری کنید.
• برنامه Focus Timer: یک تایمر با تعداد زیادی امکانات و ویژگی های منحصر به فرد است که برای سیستم عامل iOS طراحی شده است. می توانید مدت زمان کار و استراحت را به دلخواه خود تعیین کنید، سوابق کارهای اجرا شده خود را مرور کنید تا ببینید تمرکز شما چه مقدار بهبود یافته است، مدت زمان کار باقی مانده خود را به راحتی مشاهده کنید و با استفاده از یک سیستم رتبه بندی مبتنی بر تعداد ستاره، کیفیت کار اجرا شده خود را ارزیابی کنید. علاوه بر این ها حتی می توانید صداهای برنامه را به دلخواه خود تنظیم کنید و برنامه را به گونه ای تنظیم کنید که وقتی تلفن خود را قفل می کنید صدای تیک تیک ساعت را بشنوید و به این طریق تمرکزتان را حفظ کنید.

این ها فقط چند نمونه از ابزارهای خوب و مفید برای استفاده از تکنیک پومودورو بودند. علاوه بر این ها می توانید از Google به عنوان تایمر بهره ببرید یا هر چیز دیگری را که خواستید امتحان کنید، اما به یاد داشته باشید که تمرکز روش پومودورو روی انجام دادن کار است نه تایمر استفاده شده.

این تکنیک برای چه افرادی مناسب تر است؟

تکنیک پومودورو اغلب توسط برنامه نویسان، طراحان و سایر افرادی که مجبورند به طور منظم کارهای خلاقانه را ارائه دهند، استفاده می گردد؛ اساسا، برای افرادی که باید چیزی فراوری نمایند تا توسط دیگران آنالیز گردد. این بدان معنی است که همه افراد از نویسندگانی که در حال نگارش کتاب خود هستند تا مهندسین نرم افزار که روی طراحی یک بازی ویدیویی کار می نمایند، می توانند از سیستم زمان بندی جلسات کاری و استراحت به موقع پومودورو بهره مند شوند.

با این حال، این تکنیک برای افرادی که به لحاظ کاری چنین اهداف سختگیرانه ای ندارند هم مفید است. هر کس دیگری که به طور مدام مجبور به مطالعه یا خواندن مطالب مختلف است هم می تواند از آن استفاده کند. اگر مهندس کامپیوتر هستید و باید تعداد زیادی تیکت را چک نموده و پاسخ دهید، می توانید یک تایمر تنظیم نموده و به وسیله آن کار کنید تا زمان آن به اتمام برسد. پس از آن وقت استراحت است. استراحت که تمام شد دوباره برمی گشت و کار را از همان جایی که قطع نموده بودید ادامه می دهید، یا یک مجموعه جدید از تیکت ها را شروع می کنید.

اگر به کارهای هنری اشتغال دارید هم وقفه های مکرر به شما این امکان را می دهد که با فاصله دریافت از فرآیند خلق، کارهای خود را مرور کنید، به مراحل بعدی کار خود فکر کنید و اطمینان حاصل کنید که با این شیوه از کار کردن خسته نمی شوید. تکنیک پومودورو تقریبا با هر نوع کار و فعالیتی قابلیت انطباق و سازگاری دارد و در همه حیطه های تحصیلی و کاری می توانید از آن بهره ببرید.

در آخر، مهم است که به یاد داشته باشید تکنیک پومودورو یک سیستم افزایش بهره وری است نه مجموعه ای از قوانین دست و پاگیر که هدفشان محدود کردن شما باشد. هدف از این سیستم این است که یاری کند وارد فاز انجام کار بشوید و تمرکز کنید و همچنین این مسأله که یادآوری کند بین انجام کارهایتان استراحت نموده و تجدید انرژی کنید. وقفه های منظم برای افزایش بهره وری مهم و حیاتی است. همچنین به خاطر داشته باشید که تکنیک پومودورو تنها یک روش از بین هزاران روش دیگر است و ممکن است برایتان مفید باشد یا نه.

این تکنیک قابلیت انعطاف زیادی دارد، اما با این حال اگر احساس می کنید براییتان متناسب نیست، احتیاجی نیست که سعی کنید کارهای خود را به وسیله آن انجام دهید. بهره وری همه چیز نیست. در واقع بهره وری فقط وسیله ای است برای رسیدن به هدف و راهی برای صرف وقت کمتر برای انجام کارهایی که باید انجام شوند تا بتوانید بعد از آن وقت بیشتری را برای کارهایی که دوست دارید انجام دهید اختصاص دهید. اگر این روش برایتان مفید بود و یاری کرد، آن را دنبال کنید؛ اگر نه، هیچ اجباری برای انجام آن وجود ندارد.

• 17 فایده باورنکردنی مدیتیشن برای سلامت ذهن و جسم

ادغام تکنیک Pomodoro با سایر روش های افزایش بهره وری

از آنجا که تکنیک پومودورو فقط بر روی چگونگی انجام کار تمرکز دارد و به چگونگی سازماندهی کارها توجهی ندارد، برای کسب نتیجه بهتر، توصیه می گردد که این تکنیک را با سایر روش ها و سیستم های افزایش بهره وری ترکیب کنید.

به عنوان مثال، اگر با سیستم مدیریت و اولویت بندی وظایف GTD یا Getting Things Done کار نموده اید و از آن راضی هستید، می توانید از آن برای سازماندهی و اولویت بندی وظایف و کارهایتان بهره ببرید و سپس برای انجام عملی کارها از تکنیک Pomodoro بهره ببرید. این تکنیک همچنین با روش هایی همانند کایزن که بر بهبود مستمر و پیوسته تأکید دارد یا سیستم اسکرام که بر انعطاف پذیری در سازمان دهی و اولویت بندی تأکید دارد، به خوبی قابل انطباق و ترکیب است.

بسیاری از سیستم های بهره وری بر روی سازماندهی وظایف یا روش های اولویت بندی امور تمرکز دارند. در این گونه موارد، هدف این است که وظایف و کارهای مختلف خود را نباید فراموش کنید و اینکه آن ها را بر اساس اولویت انجام دهید. تمرکز تکنیک پومودورو بر روی حفظ تمرکز، انجام وظایف و کارها بدون ایجاد اخلال و حواس پرتی و پیشبرد امور است. اگرچه تکنیک Pomodoro قابلیت ترکیب با روش ها و سیستم های دیگر را دارد، ولی این بدان معنی نیست که حتما باید این روش را پیچیده کنید. سودمندی تکنیک Pomodoro در سادگی آن است.

منبع: lifehacker